Zgłaszanie nadużyć w miejscu pracy bez obaw – Czy ustawa o sygnalistach zapewnia Ci bezpieczeństwo? 

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów stanowi kamień milowy w kierunku budowania transparentnych i odpowiedzialnych środowisk pracy w Polsce. Wprowadza ona ujednolicone na poziomie unijnym standardy ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości w miejscu pracy. Wdrożenie tej regulacji stanowi efekt długotrwałego procesu implementacji Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku. 

Pierwotnie termin na jej urzeczywistnienie na gruncie krajowych porządków prawnych został wyznaczone przez Unię Europejską na 17 grudnia 2021 r., jednak wobec pandemii Covid-19 oraz kryzysu związanego z wojną na Ukrainie prace nad jej wdrożeniem zostały odłożone. Opóźnienie to wiązało się z karą finansową dla Polski oraz innych Państw Członkowskich, które nie zdążyły z implementacją dyrektywy.  

Ustawa o ochronie sygnalistów wprowadza przepisy chroniące osoby zgłaszające nieprawidłowości w pracy, szczególnie te dotyczące naruszeń prawa czy etyki zawodowej. Sygnaliści, czyli osoby zgłaszające takie naruszenia, muszą być chronieni przed potencjalnymi represjami, a organizacje – w tym przede wszystkim pracodawcy – zobowiązane są do zapewnienia odpowiednich procedur oraz mechanizmów, które umożliwiają bezpieczne i skuteczne zgłaszanie nieprawidłowości. Niemniej jednak, w praktyce implementacja tych regulacji może napotkać trudności, zwłaszcza wśród mniejszych przedsiębiorstw, które mogą mieć problemy z adaptacją i odpowiednim wdrożeniem nowych wymogów. Dla pracodawców ustawa ta stanowi konieczność wprowadzenia procedur gwarantujących anonimowość i skuteczność zgłoszeń. Dla pracowników natomiast, nowe przepisy w swych założeniach oferują większe bezpieczeństwo przy zgłaszaniu nieprawidłowości. Niniejszy artykuł ma na celu przedstawienie podstawowych obowiązków pracodawców oraz uprawnień pracowników wynikających z omawianej ustawy. 

Ważne! Regulacją ustawową dot. ochrony sygnalistów objęci są nie tylko pracownicy w rozumieniu prawa pracy, ale szerszy krąg osób fizycznych, który zgłasza lub publicznie ujawnia informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście z pracą jak np. pracownik tymczasowy, praktykant, wspólnik, czy osoba świadcząca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej (potocznie „umowie zlecenie”). 

Obowiązki pracodawców wynikające z ustawy o sygnalistach: 

1. Wdrożenie procedur zgłaszania nieprawidłowości – Przedsiębiorstwa zatrudniający co najmniej 50 pracowników oraz jednostki publiczne (z wyjątkiem organów gmin lub powiatów liczących do 10 000 mieszkańców) są zobowiązane do opracowania i wdrożenia procedur zgłaszania nieprawidłowości. Procedury te muszą obejmować:
   
   – Kanały wewnętrzne do zgłaszania naruszeń (np. formularze, dedykowane skrzynki mailowe, aplikacje). Pracodawca może wyznaczyć do tego celu odpowiedni dział lub pracownika, zakupić system informatyczny zaprojektowany do tego celu lub zlecić wykonanie tego zadania kancelaria prawnej.
   
   – Kanały zewnętrzne, umożliwiające zgłaszanie naruszeń do odpowiednich organów zewnętrznych, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Rzecznik Praw Obywatelskich
   
2. Zabezpieczenie anonimowości sygnalistów – Pracodawcy muszą zapewnić, by proces zgłaszania naruszeń odbywał się w sposób poufny, a sygnaliści mieli możliwość zgłaszania nieprawidłowości anonimowo.
   
3. Ochrona przed potencjalnymi represjami – Pracodawcy mają obowiązek zapewnienia, aby osoby zgłaszające nieprawidłowości nie były narażone na działania odwetowe, takie jak np. mobbing, zwolnienia, degradacja czy inne formy dyskryminacji. Jeśli sygnalista poniesie negatywne konsekwencje w wyniku zgłoszenia, pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań naprawczych.
   
4. Weryfikacja zgłoszeń – Po otrzymaniu zgłoszenia pracodawca ma obowiązek dokładnego zbadania sprawy, przeprowadzenia weryfikacji zgłoszonego naruszenia i podjęcia odpowiednich działań, jeśli naruszenie zostanie potwierdzone. Czas na te działania wynosi nie więcej niż 3 miesiące od dnia dokonania zgłoszenia.
   
5. Raportowanie – Pracodawcy muszą także raportować dane o zgłoszeniach i podjętych działaniach naprawczych, zarówno wewnętrznie, jak i do odpowiednich organów.
   
6. Szkolenie pracowników – Pracodawcy powinni przeprowadzać regularne szkolenia dla pracowników na temat procedur zgłaszania nieprawidłowości, zasad ochrony sygnalistów oraz konsekwencji zgłaszania naruszeń. 

Uprawnienia pracowników (sygnalistów) w świetle nowej ustawy

1. Prawo do zgłaszania nieprawidłowości – Pracownicy mają prawo do zgłaszania nieprawidłowości, naruszeń prawa, etyki lub zasad organizacyjnych w pracy. Zgłoszenia mogą dotyczyć zarówno działań niezgodnych z prawem, jak i działań nieetycznych lub naruszających wewnętrzne regulacje organizacji.
   
2. Ochrona przed represjami – Sygnaliści są chronieni przed wszelkimi formami odwetowych działań ze strony pracodawcy, w tym przed zwolnieniem, obniżeniem pensji, degradowaniem czy innymi formami dyskryminacji.Jeśli sygnalista poniesie szkodę w wyniku zgłoszenia, ma prawo do dochodzenia swoich praw, w tym możliwości uzyskania rekompensaty.
   
3. Prawo do zgłaszania anonimowego – Sygnalista ma prawo zgłaszać naruszenia w sposób anonimowy, co daje dodatkową ochronę przed ewentualnymi reperkusjami ze strony pracodawcy czy współpracowników. Posiada on jednak również możliwość publicznego zgłoszenia nieprawidłowości przy jednoczesnym prawie do ochrony przed potencjalnymi represjami. 
   
4. Prawo do śledzenia zgłoszenia – Sygnaliści mają prawo do uzyskania informacji o statusie zgłoszenia, zarówno w ramach procedury wewnętrznej, jak i w przypadku zgłoszenia zewnętrznego. Powinni być na bieżąco informowani o postępach w sprawie.
   
5. Dostęp do zewnętrznych kanałów zgłoszeniowych – W przypadku, gdy pracownik nie czuje się komfortowo zgłaszając naruszenie wewnętrznie, ma prawo skorzystać z zewnętrznych kanałów zgłoszeniowych.
   
6. Prawo do ochrony prawnej – W przypadku wystąpienia działań odwetowych, sygnaliści mają prawo do ochrony prawnej, w tym możliwości dochodzenia odszkodowania, a także do pomocy ze strony odpowiednich organów takich jak Państwowa Inspekcja Pracy czy Rzecznik Praw Obywatelskich.

Wprowadzenie ustawy o ochronie sygnalistów z 2024 roku stanowi istotną zmianę w polskim systemie prawnym, mającą na celu poprawę przejrzystości oraz stworzenie bezpiecznego środowiska pracy. Obowiązki pracodawców w zakresie stworzenia odpowiednich procedur zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów są niezbędnym krokiem w kierunku budowy organizacji, w której przestrzeganie zasad etyki i prawa staje się fundamentem kultury pracy. Z kolei uprawnienia przyznane pracownikom, w tym prawo do zgłaszania nieprawidłowości anonimowo oraz ochrona przed represjami, stanowią kluczowe narzędzie w walce z nadużyciami w miejscu pracy

Potrzebują Państwo pomocy w zakresie ochrony sygnalistów?

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub sporów dotyczących powyższych regulacji, a także innych zagadnień z dziedziny prawa pracy, warto skontaktować się z naszą kancelarią prawną. Pomożemy Państwu w interpretacji przepisów i zabezpieczeniu interesów – zarówno po stronie pracownika jak i pracodawcy. Nasz zespół specjalistów służy pomocą w każdej kwestii związanej z ochroną sygnalistów – zarówno na etapie wdrażania procedur w przedsiębiorstwach, jak również w przypadku sporów związanych z potencjalnymi naruszeniami.

Kontakt z nami | Nasi specjaliści z zakresu prawa pracy

Autor: Szymon Szeląg – Legal Assistant

Biogram | LinkedIn

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan prawny aktualny na dzień 16.05.2025 r.